Norsk programvarekomet i kraftig vekst hjelper verdens største brands

Papirfly ble etablert i Sandnes i 2000 og utvikler et brand management-verktøy. Målet er å hjelpe brands med konsistent merkevarebygging både lokalt og globalt fra ett enkelt sted. Det norske programvareselskapet leverer en skytjeneste der over én million aktive brukere over hele verden håndterer og aktiverer sine merkevarer i tråd med selskapenes profil på tvers av alle slags kanaler.

Rolls Royce, Pfizer, BP, Credit Suisse, Goldman Sachs, IBM, Helly Hansen, Mondelez, Vodafone, Mars, McKinsey, Citibank, BMW, Unilever…

Det finnes knapt noe annet norsk selskap som har en slik samling av verdens mest kjente brands og største konsern på kundelisten. Totalt bruker 600 varemerker Papirfly-programvare. Få en demo fra Papirfly her!

Styrker selskapet i nedgangstider

Papirfly har bygd stein for stein siden selskapets skybaserte løsning ble lansert i 2002. I mange år var veksten beskjeden og omsetningen liten, men i 2018 løsnet det virkelig for Sandnes-selskapet. Da fikk Papirfly store nordiske og globale selskaper som kunder, blant andre Elkjøp, Scandic Hotels, Rolls Royce og BP. I 2021 fusjonerte selskapet med BrandMaster, og Meriworks, noe som økte veksttakten ytterligere.

– Nå begynner dette å bli ordentlig morsomt. For tre år siden var Papirfly noe vi holdt på med på et kontor i Sandnes. Nå er tilværelsen snudd opp ned, sa gründer Per Oldeide i forbindelse med fusjonen.

I dag har teknologiselskapet snart 300 ansatte og er etablert med kontorer i åtte land. Størrelse er viktig. Det skaper tiltro hos de aller største potensielle kundene.

– Globale brands overlater ikke forvaltningen av merkevaren til hvem som helst. De vil vite at du er der ikke bare i morgen, men også om fem eller ti år, sier Karl Fredrik Lund, CEO i Papirfly.

Konstant på jakt etter nye folk

Veksten har gjort at Papirfly konstant er på jakt etter nye talenter. Karl Wilhelm Klevan, som er ansvarlig for rekruttering og karriereoppfølging, sørger for at det onboardes nyansatte hver måned. Med et slikt tempo i nyansettelser fikk Klevan behov for å effektivisere rekrutterings- og ansettelsesprosessen. På samme måte som store og små selskaper trenger struktur og system for å forvalte merkevaren best mulig, trengte Papirfly selv noe tilsvarende for å håndtere en stadig mer omfattende rekrutteringsprosess.

– Etter hvert fikk vi et sterkt behov for å bytte ut regneark, dokumenter og samhandling via ulike meldingskanaler med et ATS-system, en løsning som håndterer jakten på nye talenter sammen med hele ansettelsesprosessen, forteller Karl Wilhelm Klevan, HR & Talent Manager i Papirfly.

ATS er en forkortelse for Applicant Tracking System.

– Tidligere var det meste av informasjonen om søkere samlet i regneark. Det ga en rekke utfordringer med hensyn til samarbeid på tvers av landene, informasjonsdeling, datasikkerhet og personvern. For oss var det viktig å få på plass et system kjapt, som kunne løse disse utfordringene. Samtidig måtte plattformen være så enkel å bruke at ledere og HR-ansvarlige i alle land kunne ta i bruk løsningen med minimal opplæring, fortsetter Klevan.

Papirfly vurderte to HR-løsninger, og valgte svenske Teamtailor fordi det skilte seg ut ved at det er veldig intuitivt og enkelt å bruke.

– Det handler ikke bare om jobben til de som jobber med rekruttering i Papirfly, men også om at prosessen for jobbsøkere må forenkles, forteller Klevan.

Søker jobb fra mobilen

– Det å gjøre det enklere å søke jobb er en økende trend, og om du skal få til det så må du ha løsninger som gjør dette mulig. For eksempel kommer så mye som 40 prosent av våre søknader nå fra mobil. I dag kutter de fleste ut søknadsbrevet og søker i stedet bare med CV-en, sier Klevan.

– Ønsker dere ikke søknadsbrev?

– Vi har valgt å sette opp at det er frivillig å sende et søknadsbrev. I noen tilfeller demonstrerer brev personlig motivasjon. For å effektivisere kan vi også stille søkeren spørsmål tidlig i søknadsfasen som avklarer om søkeren oppfyller spesifikke krav for stillingen, svarer Klevan.

Han er også opptatt av at alle søkere skal få beskjed hvor de er i prosessen, uavhengig av om man får jobb eller ikke i Papirfly. Utsendelse av meldinger sendes automatisk ut gjennom Teamtailor. I tillegg oppbevares CV-er i henhold til GDPR og slettes fra systemet i henhold til avtale med søker – automatisk.

– Dette er bare eksempler på hvordan vi benytter systemet til å få en mer strukturert prosess rundt ansettelser i hele Papirfly-gruppen, samtidig som vi skaper en bedre opplevelse for alle som ønsker å søke jobb hos oss. Ved å ta i bruk Teamtailor har vi dessuten redusert tiden vi bruker på rekruttering med over 40 prosent, avslutter Klevan.

Dette er Teamtailor

Slik benytter Papirfly Teamtailor

Papirfly har redusert tiden brukt på rekruttering med over 40 prosent ved å ta i bruk Teamtailor. Her er noen av effektene Papirfly har fått av å ta i bruk Teamtailor:

1. Hele søke- og ansettelsesprosessen fra A til Å kan nå håndteres i ett system.
2. Papirfly har fåtten bedre og mer konsistent rekrutteringsprosess på tvers av organisasjon, avdelinger og land.
3. Samhandlingen er blitt forbedret. Folk og team kan f.eks. jobbe effektivt sammen med utvelgelse av kandidater på tvers av land/avdelinger. Man ser hva som er gjort av hvem. Det er også blitt enkelt å gjenbruke stillingstekst, arbeidsflyt og prosesser fra en ansettelse ett sted, på en ny ansettelse et annet sted.
4. En egen karrierenettside gjør at kandidater får et godt og riktig førsteinntrykk av Papirfly.
5. Det er blitt enklere å lage og publisere nye stillingsannonser og dele dem på eksterne plattformer som LinkedIn og Finn.no.

Test ut Teamtailor og få en demo her!