Prokom styrker kapasiteten med Cefalos eksterne utviklere

Tilgjengeligheten på dyktige utviklere var det vesentligste da Prokom skulle ha eksterne ressurser. Det var også avgjørende at de hadde gode betingelser og arbeidsforhold.

– Her kom Cefalo veldig godt ut, poengterer Eivind Olsen i Prokom. Han er direktør for kundeleveranser og har benyttet utviklere fra Cefalo i halvannet år. 

De har vist seg å være en verdifull ressurs, med høy kompetanse og kvalifikasjoner som matcher Prokoms behov. Til tross for geografiske avstander har kommunikasjon og samarbeid gått sømløst. Nylig ble teamet utvidet fra tre til seks fulltidsutviklere.

Løsninger tilpasset dagens medievaner

Prokom utvikler løsninger for offentlig forvaltning. Skal du invitere til fest og trenger skjenketillatelse, er sannsynligheten stor for at det er skjema.no fra Prokom du møter på kommunens nettside. Du har kanskje snakket med chatboten Kommune-Kari, eller booket tid i en idrettshall via BookUp? Fylt ut et digitalt selvbetjeningsskjema via skjema.no? Alt dette er tjenester utviklet av Prokom, nøye tilpasset måten vi kommuniserer og jobber på.

– For oss betyr det at vi hele tiden må lage fleksible og tilpasningsdyktige løsninger, sier Eivind Olsen.

Noe som innebærer at Prokom må være fleksible i måten de henter inn utviklere på. Med utviklere fra Cefalo kan selskapet enkelt justere opp og ned ettersom behovene endrer seg.

– Å ha et eksternt team styrker konkurransekraften vår, mener Olsen.

– Cefalo traff godt på bestillingen

Mangel på utviklere er en kjent utfordring i det norske arbeidsmarkedet. Prokom ble nødt til å se etter alternativer for å dekke selskapets kapasitetsbehov.

– Vi ønsket å se etter en ny måte å hente inn utviklere på, som ville gi oss bedre tilgang på kompetanse, sier Olsen om hvordan Prokom tenkte da de gikk til anskaffelse av et eksternt utviklingsteam.

– Cefalo skjønte hva vi var på jakt etter og fant dyktige utviklere for oss. Vi fikk rask tilgang på de rette kvalifikasjonene til det prosjektet vi skal i gang med. Det er gull verdt, forklarer Olsen.

Magefølelsen avgjorde

Prokom gikk grundig til verks og hentet råd fra mange før de bestemte seg for å bruke ekstern utvikling. Det ble samlet inn erfaringer, både av den gode og dårlige typen. Ingenting ble overlatt til tilfeldighetene. Etter en nøye vurdering av flere leverandører, var det ifølge Olsen magefølelsen som til slutt sa at Cefalo var den rette samarbeidspartneren for dem.

– For oss var tilgjengeligheten på dyktige ressurser det vesentligste, men vi var også veldig opptatt av at utviklerne som sitter utenfor Norge hadde gode betingelser. Her kom Cefalo godt ut, forklarer Olsen. 

Besøkte Dhaka selv

Prokom har også vært på besøk hos sitt eksterne team i Dhaka. Her fikk de møte alle utviklerne, se hvor de jobber og sitte fysisk sammen en periode.

– Det var verdifullt! sier Synne Leypoldt. Hun er produkteier for skjema.no, og var den første i Prokom som fikk et eksternt team.

 – Det var så klart fint å møte dem «live». Men også fantastisk å få se og oppleve Dhaka, en by full av liv med folk, trafikk, rickshaws og hyggelige folk, sier hun og legger til at teamet kommer til Norge i mai – noe de ser frem til.

Kommunikasjon og teamfølelse

Mens enkelte norske bedrifter kan uttrykke bekymring rundt samarbeid med et eksternt team som befinner seg geografisk langt unna, har Prokom konkludert med at slike bekymringer er ubegrunnede. Teamet i Dhaka har vist seg å være like engasjerte og forpliktet som deres lokalt ansatte.

Hva har Prokom gjort for å få samarbeidet med eksterne utviklere til å fungere så godt?

Svaret på det er det Leypoldt som har. Hun har personlig gått langt for å sørge for at samarbeidet med det eksterne teamet går knirkefritt.

– At vi klarer å kommunisere godt har vært helt avgjørende for oss, sier hun. – Det er egentlig selvsagt, men med så stor fysisk avstand har vi brukt mye tid på å bygge team og skape eierskap til oppgaver. Vår tilnærming er daglig kontakt og fokus på at alle i teamet har ansvar for utviklingen av løsningene. Slik får alle i teamet eierskap til løsningene som utvikles.

God struktur gir gevinst

Leypoldt er opptatt av sine ansatte, uansett hvor de befinner seg. Hun har investert mye energi på å finne ut hvordan hun kan få frem det beste i hver av dem.

– Vi har hatt gode beskrivelser til alle oppgaver, gjennomgått løsninger grundig og kanskje gått litt ekstra inn for at alle er oppdatert og informert til enhver tid, utdyper hun.

Samarbeidet har så langt vært en suksess. Prokom har fått større kapasitet på utviklersiden og mulighet til å vokse på en fleksibel måte.

– En av fordelene for oss er at våre eksterne utviklere utelukkende jobber med ren utvikling og ikke deltar i kundemøter og oppfølging av supportsaker, slik våre lokalt ansatte gjør. Slik får vi også mer utvikling for pengene, mener Leypoldt.

Har en muntlig og uformell tone

Noe av grunnlaget for å lykkes med ekstern utvikling har vært å ha samme kommunikasjonsform som med de lokalt ansatte her hjemme. Nemlig en muntlig og uformell tone.

– Vi har hatt kommunikasjon i forbindelse med utvikling og arbeidsoppgaver, men også snakket sammen utover jobb. Vi bruker Jira for oppgaver og sprinter, og teamsmøter eller Slack for avklaringer. Vi opprettet en «life out of work»-kanal på Slack der vi har delt bilder av vær, hverdagsliv, turer og særpreg fra hvert vårt land. Dette har bidratt til å bli bedre kjent og øke tilliten mellom oss, forklarer hun.

Jobber tett for å jobbe godt

– Vi har bygget team og gitt våre ansatte i Dhaka eierskap til løsningene vi lager. Vi leverer løsninger sammen, og alle parter skal være stolte av det vi får til, forklarer Leypoldt som mener det er positivt for teamet med daglig kontakt.

I tillegg til sprinter og daglig status i standup, er det behov for avklaringer og diskusjoner om utviklingen av løsninger.

– For at det skal rulle på så har jeg tviholdt på de daglige møtene. Resultatet er at vi har en veldig god dialog, sier hun med et smil.

Tilrettelegger for diskusjon

Prokom har også gjort det tydelig at de forventer at tilbakemeldinger gis, både på godt og «vondt». For produkteier Leypoldt har det vært viktig å tilrettelegge for at teamet i Dhaka skal kunne komme med forslag til utviklingen, og motargumenter dersom de ser andre løsninger enn oppgaven sier.

– Det er svært viktig for oss at hvis utviklerne våre ser noe de mener er feil, eller er uenig i, så skal de kunne si fra om det. Vi er et team og vi planlegger som et team, og da må vi kunne ha en åpen og god diskusjon internt, avslutter hun.

Prokoms beste tips for å lykkes:

• Bruk tid sammen. Du må legge inn en egeninnsats for at det skal bli suksess.

• Kommuniser ofte, helst daglig - uansett!

• Ha en uformell tone.

• Skap teamfølelse og eierskap internt.

• Grundige beskrivelser og tett oppfølging. 

• Tilrettelegg for åpenhet.